Adjoint(e) Administratif- Support aux projets

Le Groupe Consertek est une entreprise dynamique regroupant des spécialistes chevronnés entièrement bilingues. L’entreprise est activement impliquée dans le domaine des infrastructures reliées à l’énergie renouvelable et aux télécommunications. Elle se spécialise dans l’implantation et la construction de structures/tours météorologiques et de réseaux actifs de transport voix et données ainsi que d’installation et mise en service.

Nous sommes à la recherche d'un/une Adjoint(e) Administratif(ve)/support aux projets afin de compléter notre équipe. Et fournir un support administratif à l’équipe de gestion de projets.  Il/elle sera responsable de l’ouverture, du suivi et de la fermeture des projets. Supporte les chargés de projets pour différentes activités reliées au suivi des projets en chantier en cours et futurs.

RESPONSABILITÉS CLÉS :

Support aux projets :


  • Création des projets et élaboration des budgets à partir des estimations, pour la Comptabilité & l’application Acomba Construction;
  • Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion de projets;
  • Préparer et fournir les dossiers nécessaires au démarrage des projets aux départements concernés;
  • Mise en place, normalisation et gestion des dossiers de projets et documents de réalisation;
  • Préparation des bons de commandes fournisseurs et sous-traitants selon les soumissions reçues.
  • Numérisation des bons de travail et de livraison et suivi des achats et réquisitions;
  • Suivi des factures fournisseurs pour assurer le bon traitement et paiement par la comptabilité;
  • Traiter les rapports de dépenses et de kilométrage des employés, chargés de projets et direction;
  • Effectuer le suivi des locations et vérifier la conformité de la facturation;
  • Traitement de données variées dans nos différents logiciels;
  • Communication et suivi avec les intervenants des équipes internes et externes;
  • Préparation des rapports de projets et analyse des coûts;
  • Appliquer les règles de service à la clientèle en vigueur dans l’entreprise;
  • Participer aux réunions d’équipe ;
  • Effectuer toutes autres tâches rattachées aux opérations hebdomadaires;


Support administratif général :


  • Rédiger, relire et mettre en forme des documents (rapports, lettres, soumissions, présentations, procès-verbaux, etc.);
  • S’assurer que les documents sont conformes aux normes de l’entreprise (orthographe, grammaire, mise en forme);
  • Gérer la numérisation, l’impression et l’archivage des documents;
  • Tenir à jour les bases de données et fichiers électroniques à l’aide des applications électroniques en place;
  • Collaborer avec différents services pour répondre aux besoins en matière de documentation;
  • Garantir la confidentialité des informations traitées;
  • Assister l’équipe administrative dans diverses tâches (courrier, classement, organisation de réunions);
  • Organiser les déplacements et hébergements des équipes de chantier au besoin;
  • Contrôler les documents pour les rapports de projet mensuels.



QUALIFICATIONS :

  • DEC en administration des affaires / Bureautique ou Gestion des Opérations;
  • Expérience sur Acomba Suite - Comptabilité & Construction (un atout) ;
  • Être bilingue (Anglais/Français) verbal et écrit (obligatoire) ;
  • Avoir de bonnes connaissances des logiciels de la Série Microsoft et Office ;

Maitrise Excel avancée.

 

EXIGENCES :

  • Minimum deux (2) années d’expérience pertinente dans une fonction similaire;
  • Posséder des connaissances dans le milieu de la construction (un atout);
  • Méthodique et organisé(e);
  • Faire preuve d’autonomie, de minutie et rigueur;
  • Esprit analytique;
  • Capacité à s’adapter à différentes situations imprévues;
  • Respect des échéanciers;
  • Être capable de travailler en équipe, de créer et maintenir de bonnes relations interpersonnelles.

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